Forretningsorden

Forretningsorden for bestyrelsen i Morsø Golfklub

1. Mødernes placering og antal

Der afholdes sædvanligvis ordinært BM en gang om måneden fortrinsvis på hverdage fra kl. 17.00 til 20.00. Bestyrelsesmøderne (BM) søges så vidt muligt fastlagt for 6 måneder ad gangen og fastlægges på første BM efter generalforsamlingen.

2. Mødeindkaldelse til bestyrelsesmøder. Indkaldelse til BM sker i form af en dagsorden, der udsendes med tilhørende bilagsmateriale senest to dage før mødet. Dagsorden fastlægges af formanden i henhold til indkomne punkter, og skal indeholde dato og stedet for mødets afholdelse, samt eventuelle oplysninger om eventuelle indbudte i forbindelse med mødet. Ethvert bestyrelsesmedlem har ret til at få en sag sat på dagsorden for et kommende BM, hvad enten sagen er ny eller ønskes genoptaget. Anmodning herom fremsættes over for formanden. Punkter, som ønsker optaget på dagsorden skal være formanden i hænde tre dage før mødets afholdelse.  Dagsorden for ordinære møde skal, hvis betimeligt, indeholde følgende  
3. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste BM
4. Økonomiredegørelse
5. Medlemsstatus
6. Gennemførelse af bestyrelsesmøderne.

I BM deltager bestyrelsen, såfremt der er behov for at andre, fx medarbejdere, deltager, arrangeres dette. Formanden leder møderne og konkluderer de enkelte punkter, ved formandens forfald træder næstformanden i formandens sted.  Det enkelte bestyrelsesmedlem har både ret og pligt til at bidrage med sin fulde viden til sagernes behandling. Sagsbehandlingen på BM forudsætter, at det enkelte bestyrelsesmedlem har sat sig ind i det udsendte materiale inden mødet. Referatet fra sidste BM godkendes og underskrives af bestyrelsesmedlemmerne, godkendelsen er alene en stillingtagen til, at referatets indhold er i overensstemmelse med det på mødet faktisk passerede.  Sekretæren skal under mødet registrere de trufne beslutninger, notere konklusioner og principielle hovedlinjer i sagsbehandlingen i øvrigt til brug for det efterfølgende referat.

Som hovedregel gælder, at bestyrelsen kun kan træffe beslutninger i sager, der står på dagordenen. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når BM er indkaldt i overensstemmelse med vedtægterne og denne forretningsorden, endvidere skal mindst 4 bestyrelsesmedlemmer være til stede. Er der enighed blandt de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer om at behandle andre sager, kan beslutninger i sådanne sager træffes på samme møde. Som hovedregel træffes der beslutning uden afstemning. Når formanden skønner, at en sag er tilstrækkelig belyst, konkluderes der.

Ethvert bestyrelsesmedlem kan imidlertid kræve, at en beslutning markeres ved formel afstemning, der i så fald altid foregår som åben afstemning.

Hvis et bestyrelsesmedlem er uenig i en bestyrelsesbeslutning, kan vedkommende forlange uenigheden ført til referat med angivelse af medlemmets navn og uenighedens indhold. Dette gælder uanset, om beslutning er truffet ved afstemning eller ej. Ved afstemning anvendes simpelt flertal, såfremt der er lige mange stemmer for og imod et forslag, er formandens stemme afgørende.

4. Efter møderne

Sekretæren skal sikre, at der udarbejdes referat af møderne, samt at referatet distribueres og arkiveres. Udkast af referatet udsendes via mail senest 2 dage efter mødet til bestyrelsens godkendelse. Eventuelle tekstkorrektioner skal så vidt muligt meddelt sekretæren senest 5 dage efter modtagelsen af referatet.

Når referatet er godkendt af bestyrelsen, arkiverer sekretæren det i bestyrelsesmappen på kontoret. Sekretæren udarbejder et beslutningsreferat, der er egnet til offentliggørelse på klubbens hjemmeside.  

På førstkommende BM godkendes og underskrives referatet.

5. Effektuering af bestyrelsessager

De af bestyrelsen afgjorte sager ekspederes normalt, når referatet er godkendt af bestyrelsen. I særlige tilfælde kan bestyrelsen beslutte, at en sag skal ekspederes straks, beslutningen herom skal anføres i referatet, og ordlyden i referatet være godkendt af bestyrelsen på samme møde.

6. Behandling af persondata

Morsø Golfklub er dataansvarlig. Medlemmer af bestyrelsen har pligt til at sætte sig ind i og efterleve klubbens politik for brug af persondata.

7. Tavshedspligt

Såfremt bestyrelsen har besluttet, at et emne skal behandles fortroligt, må ingen uden for bestyrelsen modtage oplysninger om sagen, før fortroligheden igen er ophævet ved en ny bestyrelsesbeslutning. Der påhviler bestyrelsesmedlemmerne tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i forbindelse med udførelsen af bestyrelsesarbejdet, med mindre der er tale om forhold, der efter sagens natur skal bringes til tredjemands kundskab. Tavshedspligten er også gældende efter udtræden fra bestyrelsen, uanset af hvilken årsag ophøret måtte finde sted.  Indgåede kontrakter om ansættelser opbevares af sekretariatet samt forpagtningsaftaler m.v. Disse betragtes som fortrolige, og bestyrelsesmedlemmerne har ret til at læse disse.

Forretningsordenen er vedtaget af bestyrelsen på bestyrelsesmødet den 11. april 2022